Interessentanalyse

Hvad er en interessentanalyse?

Interessentanalysen har til formål at sikre, at projektlederen og projektgruppen ved, hvilke personer (i organisationen eller uden for) der har interesse i projektet. Ofte vil mange personer have en eller anden interesse i et projekt. De kan enten synes, at projektet gavner deres situation, eller fremmer mål de har, og vil derfor arbejde for projektet. Andre har interesser, der er i modstrid med projektet, eller selve projektforløbet vil gribe forstyrrende ind i deres hverdag. Derfor er det vigtigt at analysere, hvilke personer, der kommer i kontakt med projektet eller bliver berørt af projektet under projektforløbet og efter projektforløbet, når projektets resultat skal implementeres.

Er vores projekt attraktivt for vores interessenter?

Interessentanalysen gennemføres for at sikre, at projektets formål, mål og succeskriterier er attraktive for de væsentligste interessenter, således at interessenterne ser en fordel i, at projektet bliver gennemført. Projektet skal også have en hensigtsmæssig fremgangsmåde, der er accepteret af interessenterne. Interessentanalysen kan også bruges til at planlægge beslutningsprocessen i et projekt. For mange projekter er det vigtigt, at beslutningsprocessen er accepteret af en stor del af organisationen.
Interessentanalysen anvendes også til at finde ud af, hvem der skal involveres i projektet, og hvordan de skal involveres; skal de sidde i styregruppe, i projektgruppe eller i referencegruppe?

Fastlæggelse af informationsstrategi

Endelig er interessentanalysen velegnet til at fastlægge en informationsstrategi; hvilke interessenter skal informeres om hvad og hvornår?
Som resultat af interessentanalysen vil man ofte få identificeret de ressourcepersoner, projektet kan trække på, og i modsætning til den kendte situation, hvor projektet mangler ressourcer, vil en velgennemført interessentanalyse kunne afdække hvilke ressourcer, der vil samarbejde og støtte projektet.
Samtidig giver interessentanalysen mulighed for at kortlægge og dermed forebygge mulige interessekonflikter.

Trin 1 – Brainstorm

Brainstorm, hvor projektgruppen kommer med idéer til, hvem der bliver berørt i projektforløbet, og hvem der bliver berørt af resultatet. Denne brainstorm bør gennemføres i projektgruppen, da de forskellige medlemmer fra forskellige steder i organisationen har kendskab til forskellige interessenter. Brainstormingen gennemføres med fordel v.h.a. papkort, hvor hvert projektgruppemedlem noterer interessenter ned på papkort, der så sættes op på væggen. Fordelen ved at anvende papkort er, at det senere er muligt at sortere interessenterne i forskellige grupper på væggen. Det er vigtigt at vælge en idégenereringsmetode, der lægger op til at udnytte gruppedynamikken i projektgruppen.

Trin 2 – Opdel i kategorier

Interessenterne sorteres i kategorier. Dette kan dels være ud fra, hvem man synes helt overordnet er vigtigst i forhold til projektet. Der kan også anvendes en sortering, hvor man ser på, hvem der har stor indflydelse på projektet, og hvem der er væsentlig, for at projektet bliver gennemført. Endelig kan der anvendes en sorteringsmetode, hvor man kigger på, hvem der har stor indflydelse på projektet, og hvem vi har stor indflydelse på, så vi kan påvirke de pågældende personer.

Trin 3 – Udvælgelse af interessenter

Efter sorteringen udvælges de væsentligste interessenter, da det ikke er muligt at fokusere på samtlige interessenter i projekterne. Ud fra de væsentligste interessenter diskuteres hvilke mål, interesser og succeskriterier, disse interessenter har. Der opstilles derfor en beskrivelse af, hvilke forventninger disse interessenter har til projektet, og hvilke mål, der vil være attraktive for disse interessenter.

Trin 4 – Identificér interessekonflikter

Når interessenterne er beskrevet med deres mål og interesse, identificeres mulige interessekonflikter, og det vurderes hvem, disse interessekonflikter vil opstå mellem, hvad de vil opstå om, og hvornår i projektforløbet, de vil opstå.

Trin 5 – Vurdering af det samlede billede

Som sidste trin i interessentanalysen vurderes det samlede billede;

• Hvad betyder det for hele projektet og for projektledelsen?
• Giver det anledning til at justere vores formål, mål, fremgangsmåden og forløbet i projektet?
• Hvordan skal beslutningsprocessen indrettes?
• Hvad med organisering af projektet og informationsstrategien?
• Hvilke ressourcepersoner skal vi trække på?
• Er der specielle tiltag, vi skal igangsætte for at hindre de mulige interessekonflikter?

Endelig beskrivelse af analysen

Den endelige beskrivelse af interessentanalysen kan foretages ved hjælp af et skema, hvor interessenterne er listet. Ud for hver interessent er der beskrevet, hvorfor de er interesseret i projektet; hvad er deres interesser og succeskriterier?

I kolonne 3 beskriver man, hvad interessenten ønsker af dette projekt (det kunne også være “frygter”), og i kolonne 4 beskrives hvilken betydning den pågældende interessent har for projektet; hvordan kan interessenten påvirke projektet.

Det siger sig selv (alt efter hvor ærlig og detaljeret en sådan beskrivelse er), at det måske ikke er hensigtsmæssigt, at interessentanalysen er beskrevet i et referat, som rundsendes til store dele af organisationen. Oftest vil det være en idé, at interessentanalysen kun findes i projektdeltagernes baghoved. Det vil være klogt at begrænse sin dokumentation til at nedskrive, hvilke interessenter, der er, og hvad de forventes at have af mål med projektet.

Faldgruber og begrænsninger

Interessentanalysen er kun effektfuld, hvis den omfatter de væsentligste interessenter. Derfor er det vigtigt, at interessentanalysen foretages i projektgruppen af personer, der har et indgående kendskab til organisationen. Interessentanalysen og interessenternes interesser og indflydelse på projektet kan ændre sig med tiden. Det er derfor vigtigt, at interessentanalysen justeres løbende gennem projektforløbet. Oftest vil en interessentanalyse, der er lavet i starten af projektet, ikke være gældende senere hen i projektet.

Interessentanalyse eksempel

• Interessentanalysen (Word.doc)
• Konklusion på interessentanalyse (word doc.)
• Metodebeskrivelse – Interessentanalysen eksempel
• Interessenter og informationsstrategier (word doc.)

Mannaz Projektlederuddannelse

Projektlederuddannelsen er bygget op af fire kurser, som du kan tage i rækkefølge eller efter behov.

Du kan også tage kurserne hver for sig, hvis du har et meget specifikt behov.

Projektledelse 1, Grundlæggende Projektledelse (virtuelt forløb) eller en tilsvarende viden er udgangspunktet for de øvrige kurser. Er du meget rutineret projektleder, er det muligt at springe direkte til Projektledelse 2.

Læs mere om Mannaz Projektlederuddannelse her.