Från projektledare till ledare av strategiska initiativ

Förutom att leverera rätt projekt, levererar alla organisationer värde till sina kunder genom den kunskap och kompetens som deras personal besitter. På samma sätt implementerar man företagets strategi genom urvalet av projekt som en del av den övergripande projektportföljen.

Jag kommer här att argumentera för att projektledare är ledare för strategiska initiativ och att de skapar värde åt kunder och organisationer, inte bara genom tekniska projektplaner och genom att använda rätt verktyg, utan också genom hur de använder sin ledarskapsförmåga och sitt affärsmannaskap.

Organisationer som arbetar med projekt fokuserar alltmer på att de projekt de initierar går med vinst, och det gör de rätt i. En undersökning från Boston Consulting Group visade att danska företag endast uppnådde cirka 7–10 % av den nytta som de förväntade sig av sina projekt*. Vanligtvis är detta inte projektledarens fel och det är inte heller projektledarens ansvar att mäta fördelarna med projektet när det har slutförts. Men om vi omvärderar projektledarens roll kommer organisationer också att kunna uppnå större nytta av sina projekt.

Med andra ord måste du som projektledare vidga ditt perspektiv, se projektet i ett större sammanhang, förstå verksamheten och använda din ledarskapsförmåga utöver ”projekttriangelns” (Triple constraint-modellens) begränsningar.

Vikten av att förstå målhierarkin och ”varför?”

Alla projekt är förändringsinitiativ och en del av organisationens övergripande strategi. Ledningen har ansvaret för att besluta vilka projekt som ska inledas, läggas på is, avbrytas och vilka som inte ens ska påbörjas. Projektledaren måste redan från början av projektet vara införstådd med att dennes uppgift är att leda och kommunicera effektivt både uppåt och nedåt, samt externt mot intressenter i allmänhet. Med andra ord måste du som projektledare vidga ditt perspektiv, se projektet i ett större sammanhang, förstå verksamheten och använda din ledarskapsförmåga utöver ”projekttriangelns” (Triple constraint-modellens) begränsningar.

Om du är osäker på målen för ditt projekt kommer det att vara svårt att dra några fördelar. Du ska alltid ställa frågan: ”varför gör vi det här projektet?”. Måttet på ett projekts framgång handlar om mer än att det levereras i tid, inom budget och i rätt omfattning.

Värdeskapande processer från projekt

Samtidigt är de värdeskapande processerna i alla projektorganisationer direkt kopplade till kunskapen och erfarenheten hos de projektledare som kan leda gruppen, projektägarna och intressenterna, samtidigt som de sköter sina egna uppgifter.

Detta gäller i synnerhet professionella tjänsteföretag där huvuddelen av inkomstkällan kommer från framgångsrik leverans av projekt, som i sin tur ökar möjligheten att vinna nästa projekt. I höginkomstländer står tjänstebranschen nu för en betydande del av bruttonationalprodukten (74 procent år 2015 enligt en rapport från Deloitte Insights**). Projektledaren måste ha en förståelse för de värdeskapande processerna i sin organisation samt ha affärsmannaskap nog för att kunna leda projektgruppen genom rätt tjänsteleverans, med hänsyn tagen till organisationens domänval och de tillgängliga resurserna.

Med andra ord är det medarbetarnas kunskaper och anseende som avgör vilken typ av projekt som företaget kan vinna och framgångsrikt genomföra. Samtidigt bidrar det strategiska valet av projekt till att öka den organisatoriska kunskapen och ge värdefulla erfarenheter som kan användas för att vinna nästa – och förhoppningsvis ännu mer lönsamma – projekt.

Vi måste börja tänka på och prata om projektledaren som projektets vd, med hänsyn tagen till de förväntade kompetenserna, erfarenheterna och resultaten

Från chef till ledare

I takt med att sammanhanget vidgas och ansvarsområdena blir fler är det också meningsfullt att börja tänka på och tala om rollen som ”projektledare” som den person som ansvarar för att leverera projekt som ingår i strategiska initiativ som förväntas skapa nytta för organisationen.

Projektledare förväntas ha kompetens inom kundhantering och kunna upprätta effektiva relationer på alla nivåer i kundorganisationen. På samma sätt behöver de ha ledarskapsförmåga för att projekten ska leverera ett gott affärsvärde i linje med organisationens strategi.

Att projektledaren behärskar grundläggande färdigheter som planering, utvärdering, intressenthantering, riskhantering och förhandlingsförmåga förblir en förutsättning för att planera och leverera projekt. För att vara en effektiv projektledare måste du emellertid också kunna skapa effektiv kommunikation, ofta mellan olika kulturer och på olika nivåer. Slutligen förväntas du visa ledarskap genom att motivera dig själv liksom projektgruppen under projektets gång, samtidigt som du hanterar de konflikter som oundvikligen kommer att uppstå på sätt som gagnar projektet.

Vi måste börja tänka på och prata om projektledaren som projektets vd, med hänsyn tagen till de förväntade kompetenserna, erfarenheterna och resultaten. Vi rör oss från en ”ledare av projekt” till en ”ledare av strategiska initiativ”.

Om du är en blivande eller ny projektledare och vill utveckla din kompetens bör du se bortom verktygslådan för projektledning:

• Bygg vidare på kompetenserna i projektledarens verktygslåda med ledarskapsutveckling som teambaserat ledarskap, motivation, situationsanpassat ledarskap med mera.
• Självkännedom är viktigt i din utvecklingsprocess och verktyg som 360˚-bedömningar kan hjälpa dig att ta reda på hur andra uppfattar din kommunikation och ditt arbetssätt.

Kompetensutveckling för projektorganisationen

Liksom projektledaren behöver utveckla sitt ledarskap och sin ledarförmåga så behöver projektorganisationen utveckla sina färdigheter i att organisera och prioritera kunder och projekt. Organisationen måste klargöra och kommunicera:

• de strategiska initiativen
• den förväntade nyttan
• hur man förverkligar denna nytta
• ledningsgruppens ansvar och hur den ska fullgöra sin uppgift.

Slutligen kan det vara en god idé att överväga att arbeta med projekt som ett område som kräver särskilda kompetenser och kunskaper om projekt och hur medarbetarna kan bidra utöver sin professionella kompetens. Med andra ord måste projektorganisationen också utbilda projektgruppens medlemmar i de grundläggande projektledningsverktygen.

Den professionella projektorganisationen måste utveckla och upprätthålla kompetenser på alla nivåer:

• Ledningen behöver kommunicera strategi- eller domänval, projektprioritering och förväntat nyttoskapande.
• Ledningsgrupper måste ha rätt nivå av beslutanderätt och möjlighet att kunna utöva ledarskap på ad hoc-basis för projektledarna när det behövs. Ledningsgruppernas ledamöter måste veta vad de kan förvänta sig av projektledarna.
• Projektledarna behöver känna till verktygslådan för projektledare och uppvisa kontinuerlig utveckling av sina ledarskapsförmågor.
• Projektgruppens medlemmar måste hjälpa projektledaren på bästa sätt.

Framtidens projektledare

En projektledare är inte bara en projektledare. En kompetent projektledare kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande för ett projekt och i slutändan för organisationen. Kompetenta projektledare förstår inte bara affärsaspekten utan leder också projektet säkert genom förändringar och utmaningar samtidigt som de fokuserar på den överenskomna deadlinen samt den uppnådda nyttan efter projektets avslutande. Det är den typ av projektledare som verkligen gör skillnad. Kompetenta projektledare är de bästa banbrytarna i en organisation, eftersom det är genom projekt som företag implementerar sina mål och strategier.

* Danish article: “Få gevinsten hjem på dine projekter”
** The services economy’s importance to world economic growth | Deloitte Insights