Hvad er et PMO?

PMO er en forkortelse for Project Management Office (på dansk: projektkontor), som er den enhed i en organisation, der hjælper projekterne godt i gang.

Mange projekter risikerer nemlig at kuldsejle eller endda ryge i skraldespanden, og her et PMO´s fornemste opgave at hjælpe og sikre, at organisationens projekter kommer sikkert i mål.

Vigtigt for din virksomhed

Der er flere gode grunde til at oprette et PMO. Bl.a. fordi det kan fungere som et bindeled mellem topledelsen og projektlederne.

Kommunikationen mellem topledelse og projektledelsen er nemlig altafgørende for, at de rigtige projekter sættes i gang.

Kom i gang med multiprojektledelse

Du kender det måske selv som projektleder: du er dybt fokuseret og investeret i dit eget projekt og i dit eget projektteam, men mangler et indblik i, hvilke andre projekter der kører i organisationen.

PMO skaber overblik

En større organisation har som regel flere store og komplekse projekter kørende på én gang med hver deres projektleder og team.

Her spiller PMO’et en central rolle, som en multiprojektedelsesenhed, da kontoret sidder med det overordnede overblik over alle projekter.

Det skaber transparens og vidensdeling på tværs af projekter.

Hvad laver et PMO helt præcist?

• Samler en projekt-portefølje ved at klassificere, udvælge og prioritere de projekter, som understøtter organisationens strategi
• Tildeler ressourcer til de udvalgte projekter og sammensætter et team ud fra projektets størrelse og formål
• Opsamler data om medarbejdernes kompetencer med henblik på at allokere dem til det rigtige projekt
• Standardiserer metoder og processer for projektledelse
• Sikre at projektledere og projektteams får relevant efteruddannelse og løbende træning og coaching
• Sikre transparens og vidensdeling mellem de kommende og igangsatte projekter
• Monitorerer en vidensbank med best practices fra forrige projekter, og derved skaber løbende forbedringer

Med et PMO får din organisation:

• Succesfulde projekter som fokuserer på de strategiske mål ud fra tilgængelige ressourcer
• Standardiserede og gennemprøvede metoder for projektledelse
• Relevant software til styring af projekter
• Forbedret kommunikation på tværs af projekter i organisationen
• Projektledere og projektteams som kan fokusere 100 % på det de er bedst til, da PMO’et frigører dem fra en række administrative timer
• Optimerede og effektive processer med en reduceret risiko for mislykkede projekter

Hvem arbejder i PMO'et?

En leder af et projektkontor kan både være en intern medarbejder eller en ekstern specialist. Det afhænger af vedkommendes kompetencer og erfaring, personlighed og karriereplan.

Den ideelle person vil som regel være en senior projektleder med et godt kendskab til de andre projektledere og ledelsen.
Det øvrige team skal også have et solidt kendskab, gerne erfaring med projektledelse og ikke mindst en interesse og lyst til at udvikle metoder og processer.

PMO skal skræddersyes

Det kræver en grundig analyse af organisations strategi og målsætning, og hvad den enkelte organisation har brug for, før et projektkontor oprettes.
Et PMO skal nemlig skræddersyes for at kontoret giver mening og kan skabe værdi for organisationen.

Når organisationens behov er identificeret, kan PMO’ets aktiviteter og ansvar defineres.