Succes rimer på projekttrekant

Bag ethvert godt projekt gemmer sig en velbalanceret projekttrekant. Læs med nedenfor, og find ud af, hvordan du balancerer trekanten i dit projekt.

Som projektleder kan du lige så godt vænne dig til at have et helt særligt forhold til projekttrekanten. Den bør være udgangspunktet for alle dine projekter og dit trygge ståsted, fordi en balanceret projekttrekant sikrer dig et balanceret projekt og dermed også succes i sidste ende.

Projekttrekanten har tre hjørner, der repræsenterer tid, indhold og ressourcer.

Illustration af: Sarah Jacqueline Hamilton

Tid står for målsætninger såsom deadlines, milepæle og slutdato.

Indhold rummer eksempelvis formål, leverance, mål, kompleksitet, kvalitet og krav.

Ressourcer kan være mennesker, kompetencer, udstyr og materiel.

Overvej en uddannelse?

Selv de bedste projektledere kan blive endnu bedre. Når du tager en uddannelse i projektledelse, møder du ligesindede og I diskuterer alle de dilemmaer, man skal navigere som projektleder.

I Mannaz lægger vi vægt på praksisnær læring og du kan tage din nye viden i brug, så snart du er tilbage på kontoret. Se vores uddannelser og kurser i projektledelse og IT projektledelse, og bliv klogere på hvordan vi kan hjælpe dig med at blive endnu dygtigere end du er i dag.

Balancen mellem tid, indhold og ressourcer

De tre faktorer påvirker hinanden, og din opgave som projektleder er at bringe balance i regnskabet: tid, indhold og ressourcer. Det er slet ikke så let, som det måske lyder, for udfordringen er selvfølgelig, at du og ledelsen skal træffe nogle af de største beslutninger i projektet på det tidspunkt, hvor alle ved mindst. Derfor er det din opgave at stille de rigtige spørgsmål og udfordre rammerne for projektet løbende, så du bedst muligt sikrer dig en balanceret projekttrekant.

Vær firkantet med trekanten

For at opstille det lidt firkantet kan du eksempelvis ikke levere et godt projekt med masser af krav, hvis du f.eks. ikke får tildelt de nødvendige ressourcer. Det skævvrider trekanten, og hvis det er de vilkår, du møder ved projektets start, skal du omgående gøre opmærksom på, at der er en ubalance, og at der enten skal være mindre indhold eller mere tid og flere ressourcer. Omvendt har du ikke automatisk ryggen fri, hvis du så får tildelt en masse ressourcer, for det vil samtidig påvirke projektets økonomi, og det skal du selvfølgelig ligeledes gøre opmærksom på.

Projekttrekanten er det værktøj, du skal bruge gennem hele projektet, hver gang interessenter og styregruppe udfordrer dig på enten tid, indhold eller ressourcer. Dukker der nye krav op eller fjernes ressourcer undervejs, skal du ikke acceptere de ændrede omstændigheder uden, at du får ændret projektets rammer i forhold til mindre krav eller mere tid. Du kan få endnu mere viden og de rette projektledelsesværktøjer på Mannaz’ projektlederuddannelse.

Det er din faglige pligt at udfordre rammerne
af hensyn til dig selv, projektet og deltagerne.

Se også: Vores kurser i agil projektledelse, PRINCE2 og SAFe.

Du vil så gerne sige “ja”

Så langt så godt, men udfordringen ved at bruge projekttrekanten aktivt er, at du hurtig kan føle dig ”besværlig”. Det er så fristende bare at sige ”ja”, for alle elsker jo en ja-siger, men en ja-sigers popularitet er kort, hvis projekterne sprænger budgettet og er forsinkede. Det er derfor din faglige pligt at udfordre rammerne af hensyn til dig selv, projektet og deltagerne. Du skal holde fokus på, hvad der skal til for at blive en succes. Og du skal stille spørgsmålene, som giver dig svarene.

Lad os eksempelvis sige, at din chef informerer dig om, at der skal implementeres et nyt CRM-system i salgsafdelingen, det skal være klar om tre måneder, og at det i øvrigt ikke må koste mere end 400.000 kr. Det er nu, det fristende lille ja dukker op i baghovedet, men hold fast i projekttrekanten og stil 10 hurtige spørgsmål til chefen:

• Hvorfor skal vi have et nyt CRM-system?
• Hvad vil vi opnå med det?
• Hvad skal vi levere?

Slip ikke chefen før, du har et klart billede af, hvad meningen med CRM-systemet er.

Spørgsmål baner vejen for succes

De tre første spørgsmål er selvklart ikke nok til at sikre dig succes og en balanceret projekttrekant. Derfor tilføjer du nogle afklarende spørgsmål såsom:

• Hvem skal levere det?
• Hvem kan beslutte det?
• Hvem skal bruge det?

Disse tre spørgsmål til chefen er nødvendige for at afklare, om chefen allerede har gjort sig forestillinger om, hvem der skal levere systemet. Er der tænkt tanker om interne ressourcer? Kan du gøre det alene? Skal en ekstern leverandør ind over? Og hvem har beslutningskompetence under udviklingen? Skal der være en styregruppe? Hvem er de foreløbige interessenter? Hvem ejer opgaven? Hvem er slutbrugeren?

Du må heller ikke glemme de sidste tre store afklarende spørgsmål:

• Hvor lang tid må det tage?
• Hvad må det koste?
• Hvem skal følge op?
• Og endelig hvorfor mig?

Der er mange løse ender, du skal have bundet knude på, før du kan etablere balance i projektet i forhold til tid, indhold og ressourcer.

Du kommer i problemer, hvis du ikke bruger den fornødne tid til at involvere teamet, eller hvis du har været estimeringsoptimist.

Estimering og projekttrekanten

Estimering og projekttrekanten er også to indbyrdes afhængige størrelser, for det er netop i estimeringsprocessen, at du kan komme til at bøje din trekant i retning af et Salvador Dali-maleri, hvis du ikke passer på.

Igen vil det fristende ja lokke dig til at levere nogle hurtige svar og estimater til organisationen. Men du kommer i problemer, hvis du ikke bruger den fornødne tid til at involvere teamet, eller hvis du har været estimeringsoptimist. Der venter dig potentielt en grum regning på den lange bane, hvis du ikke passer på. For sagde du ikke, at projektet ville være færdigt nu?

Tag dine forbehold, og lad være med at udmelde specifikke datoer, priser og leverancer, før du har skabt dig et bedre overblik – og indbyg muligheden for at justere dine estimater, fx i forbindelse med aftalte milepæle.

Snubletråde

En for optimistisk tilgang til estimering kan skabe nogle af de følgende problemstillinger, som alle får din projekttrekant ud af balance:

• Projektet tager længere tid end estimeret
• Projektlederen kan ikke indgå i en saglig (og faglig) dialog om varigheden – hverken med projektdeltagerne eller ledelsen. Der mangler grundlag for sådanne diskussioner
• Bemanding af projektet vil være fyldt med risici. Det kan være svært at allokere ressourcer, når tidspunktet for, hvornår vi skal bruge dem, ændrer sig undervejs
• Projektet forsinkes og kan have indflydelse på andre organisatoriske enheder
• Projektet forsinkes og kan have indflydelse på andre projekter
• Projektet forsinkes og har dermed ofte negativ indflydelse på projektets budget

Bed om tid!

Som du måske allerede har erfaret, så er udgangspunktet for en balanceret projekttrekant, at du indledningsvist får forhandlet tiden på plads til at finde tiden.

Gør opmærksom på konsekvenserne ved manglende tid til at estimere, for du har brug for tid til at gøre dit hjemmearbejde.

Lykkes det, har du et rigtig godt udgangspunkt for, at dit projekt og din projekttrekant er i balance og dermed bliver en succes.