7 råd at huske, når du starter dit projekt op

Der er mange faldgruber som ny projektleder, men her får du client director Henrik Bjerregaard Nielsens syv bedste råd til en god start.

Det er næsten en naturlov, at ting ændrer sig undervejs i et projekt. Så hvis du som ny projektleder ikke har nogle grundlæggende ting på plads fra begyndelsen, er der mange ting, der kan gå galt. Client director i Mannaz Henrik Bjerregaard Nielsen underviser i projektledelse og guider dig her igennem de mest oplagte faldgruber ved opstarten af et projekt.

1. Hvilke mål er der?

Noget af det første og allervigtigste, du skal have styr på, er målet eller målene for dit projekt og forventninger til lederrollen. Hvis du ikke har alle målene for projektet med, eller ikke har forstået målene hundrede procent, er der fare i farvandet. For så risikerer du at lave et projekt, der måske nok holder tiden, men ikke adresserer de ønsker, der var til det.

”I den ideelle verden er der en styregruppe, der har beskrevet målene for dig, men i mange tilfælde må man selv finde ud af, hvilke ønsker til mål der er blandt de mange forskellige interessenter, og så kommer man selv til at stå på mål for tolkningen af kundens eller organisationens ønsker,” siger Henrik Bjerregaard Nielsen.

Så det er altafgørende at få sit project charter eller PID, eller hvad man nu arbejder med, på plads. ”Jeg tror, en stor del af grunden til, at mange projekter fejler, er, at målene ikke er blevet korrekt identificeret,” siger han.

2. Hvem er teamet?

Det er vigtigt at bruge noget tid på at forstå, hvem deltagerne er hver især og som gruppe, så de opgaver, der ligger i projektet, får en fornuftig fordeling – og så du selv bliver klar over din egen rolle som projektleder.

Det er oplagt at afklare temaets kvalifikationer gennem en række møder, hvor man tager udgangspunkt i målene og eventuelt laver en nedbrydning af projektet i delmål sammen, så man kan matche ressourcer med de mål og opgaver, der skal udføres.

”Det er også noget, der rykker i forhold til trivsel og motivation i et team, at man bruger lidt tid på at lære hinanden at kende. Og så viser forskning, at team-dynamikken er det, der rykker allermest ved effektiviteten i et projekt,” forklarer Henrik Bjerregaard Nielsen.  ”Hvis teamet ikke performer, som det skal, risikerer man, at man ikke når målet til tiden.”

3. Hvem er de vigtigste interessenter?

Målene for projektet kommer fra noget, nogle interessenter vil have. Prøv derfor at få skrevet interessenterne op, og del dem eventuelt ud mellem deltagerne i projektgruppen, så I har et øje på, hvad de foretager sig og har af holdninger. Hvis deres holdninger ændres undervejs, er det vigtigt at få dem inkorporeret i projektet, så I ender med at ramme bulls eye med projektet. Det kan desuden være en god idé at dele interessenterne op i vigtighed og holde de vigtigste tæt til kroppen.

4. Hvad kan gå galt?

Når du har et overblik over især mål, team og interessenter, bør du interessere dig for spørgsmålet ”hvad kan gå galt?”. Det kan lyde frygteligt negativt, men det er faktisk ret nyttigt for den kloge projektleder at overveje, hvor i projektet de vigtigste risici ligger. Er det i kundens afklaring af projektets mål, en myndigheds afventende godkendelse, en nøglepersons dobbeltbooking eller et helt fjerde sted – og hvad vil du gøre ved det?

5. Etablér gode rutiner

Rapporteringer er ofte det, der giver rytmen i projektet. Det kan for eksempel være, man har aftalt med sin styregruppe eller projektejer, at de skal se en oversigt over fremdrift, pengeforbrug og ressourcebehov en gang om måneden. I så fald er der en masse andre styrerutiner, der skal indrettes efter det, så man er i stand til at sende sådan en rapport af sted en gang om måneden.
”Rutiner er i det hele taget en god ting at få ind i projektet, fordi det sparer tid og sikrer, at tingene bliver gjort,” siger Henrik Bjerregaard Nielsen.

En anden vigtig – men ofte overset – rutine er mødekulturen. En stor del af projektarbejdet foregår ved møder, så det er en rigtig god idé at tage en snak med teamet og styregruppen om, hvad et godt møde er. Hvem er med, hvor lang tid skal det tage, hvad skal vi tale om, skal vi stå op, skal kunden med, har alle Zoom, Teams eller noget tredje i den rette version osv.
”Det kan måske overraske nye projektledere, men sammenlagt bruger man op mod halvdelen af tiden i et projekt på at holde møder, så alene derfor giver det god mening at tale om strukturen for møderne, så de bliver mest effektive,” siger han.

6. Få tidsrammen på plads

En af de ting, man skal have fat i ved projektstart er, hvad horisonten i projektet er. Når man kender tidsrammen, bør man lave en række milepæle sammen med teamet, hvor kundens krav til delafleveringer, rapportering og teamets egne milepæle for eksempel indgår. Så har man et godt skelet.

”Tidsrammen plejer at være ret fast fra kundens side. Men når du har lavet dine milepæle, kan du se, om det bliver svært at nå, og så har du mulighed for at diskutere ressourcer eller ønsker til målet. Husk, at det er naturligt at forhandle i et projekt, hvis projekttrekanten ikke går op,” påpeger Henrik Bjerregaard Nielsen.

7. De ’små’ ting

De praktiske ting for, at teamet kan arbejde, er vigtige at tage hånd om fra begyndelsen. Det vil sige: Hvor kan vi kopiere, hvor skal vi parkere cyklen, virker alle computere, hvad med frokost? ”Nogle gange er det de mindste ting, der kan overskygge alt andet, hvis det ikke er i orden. Som projektleder bliver du nødt til at tage dig af alle de lavpraktiske ting, så alle er indforståede med, om de selv skal have madpakke med, og om der er kaffe til fri afbenyttelse,” forklarer Henrik Bjerregaard Nielsen.

Hvis man ikke tager sig af de ’små’ ting, har teamet ikke fokus på opgaven. Så det er en god idé med et velkomstmøde, hvor man gennemgår de fysiske rammer. Der er altid risiko for, at der er en i teamet, der smutter fra projektet, fordi han ikke kan parkere sin cykel. Det kan man ikke læse om i teoribøgerne, men sådan nogle ting kan vise sig at undergrave hele projektet, fortæller projektlederkonsulenten.

”Jeg har kendskab til et projekt, hvor projektdeltagere forlod projektet, fordi de ikke kunne få deres sædvanlige, gode kantinemad på byggepladsen for projektet, som de var vant til gennem deres kantineordning. Det kan jeg ikke huske, at jeg nogensinde har set i en teoribog!”

Han beroliger med, at man normalt ikke sætter en uerfaren projektleder til noget, der er alt for risikabelt. Men som regel er det sådan i et projekt, at der viser sig at ske et eller andet, som ingen troede kunne ske.

”Uforudsigelighed er noget af det spændende ved projekter, så man må meget gerne bruge fantasien for at finde hullerne i osten, når man starter op,” opfordrer han.

Sådan kommer du videre

Hos Mannaz kan du tilmelde dig Danmarks førende projektlederuddannelse, som giver dig værktøjer til at planlægge, lede og styrke dine projekter. Vi tilbyder en række kurser og uddannelser i projektledelse. Se f.eks. vores uddannelser og kurser i IT projektledelse, kurserne PRINCE2 og SAFe eller vores mange kurser i agil projektledelse.