Leder – sådan lykkes du med dine samtaler

I dit daglige lederliv indgår du i et væld af dialoger og relationer. Kvaliteten af dem afgør kvaliteten af de opgaver og aktiviteter, du gerne vil lykkes med. I denne artikel introducerer jeg Gamemaster-modellen, som er et effektivt styringsredskab til at skabe værdi i dine dialoger.

Alle dialoger og kommunikative processer har sit eget liv. I dialogen produceres der hele tiden rammer, en retning og regler for den samtale, vi har gang i. Disse rammer, retning og regler bør du have blik for, hvis du vil lykkes med at styre samtalen. Hvis du ikke har blik for dette ”metaniveau” i samtalen, bliver den nemlig svær at styre, og så er det samtalen, der styrer dig. Spørgsmålet er, om du vil have en hånd på rattet?

Med Gamemaster-modellen får du et styringsværktøj til at have blik for metaniveauet i dialogerne.

Du skal blot have blik for at gå i dialog med dem, du samtaler med om disse tre elementer:

1. Gå i dialog om opstarten af samtalen
2. Hav justeringsdialoger undervejs i samtalen
3. Hav opsamlingsdialoger som afslutning på samtalen

Disse tre elementer i samtalen vil vi nu dykke ned i og se nærmere på.

1. Gå i dialog om opstarten af samtalen

Vi kender alle ledere, der formår at involvere mødedeltagerne og gøre mødets agenda, roller og mål for de enkelte punkter klart og kvalificeret. Det er den type af ledere, vi selv gerne vil være. Men det er ikke altid, vi husker det.

At sikre en fælles forståelse for, hvilke rammer, retning og regler er hensigtsmæssige for at nå de resultater, som samtalen skal realisere, kalder vi for ”Kontrakten”.

Kontrakten kan karakteriseres som etableringen af samtalens røde tråd. Vi afklarer, hvad vi skal have med hinanden at gøre, hvad det skal handle om og inden for hvilke helt praktiske rammer, vi skal spille efter. Jo klarere et fælles billede vi har af, hvordan og hvad vi skal lykkes med i en given kommunikativ proces, desto bedre kan vi samarbejde om det og skabe værdi på indholdsniveauet.

Typisk vil vi i kontrakten stille spørgsmål såsom:

• ”Hvad skal vi have ud af dette møde?”
• ”Hvilket udbytte har du brug for at stå med på den anden side?”
• ”Hvilken rolle skal jeg spille i denne samtale som din leder/kollega/coach?”

Dertil kan det være væsentligt at afklare, hvor lang tid der er sat af til samtalen.

2. Hav justeringsdialoger undervejs i samtalen

Vi kender alle situationen, hvor vi går i gang med en samtale om en beslutning, der skal træffes, og pludselig stikker samtalen af i en bestemt fastlåsende retning omkring et driftspørgsmål. Det var slet ikke den vej, samtalen skulle gå.

Det er ikke nemt at sikre en fortsat fælles forståelse for, hvilke rammer, retning og regler der skal spilles efter gennem behandlingen af et samtaleemne eller et mødepunkt, og det kræver et fortsat fokus på at skabe justeringsdialoger undervejs i samtalen. Dette kalder vi at have blik for ”timeout”-dialoger.

Timeout´ens formål er at få folk tilbage på sporet ift. de indledende aftaler eller justere dialogen undervejs, hvis det viser sig at give mening at ændre på den indledende kontrakt. En kontrakt skal sjældent tvinges igennem som de endelige spilleregler, men skal kunne genforhandles undervejs, som I bliver klogere i samtalen.

Typiske timeout-spørgsmål undervejs i samtaler kunne være:

• ”Giver det, vi taler om nu, mening i forhold til det, vi talte om indledningsvist?”
• ”Med 20 minutter tilbage af vores samtale er det her tema så det vigtigste at tale videre om?”
• ”Jeg kommer i tvivl om, hvorvidt vi taler om det rigtige. Hvad tænker du?”

Timeout´ens rolle holder hermed kommunikationen på sporet og fastholder fokus på det, der er væsentligst, og om I skal ændre noget.

Helt konkrete spørgsmål, du kan gøre brug af, er fx:

• “Hvor er vi henne i forhold til vores oprindelige kontrakt – altså hvad skal vi lykkes med i denne dialog/møde?”
• “Med den tid, vi har tilbage, hvordan prioriterer vi så bedst imellem de temaer, vi ikke har nået endnu?”
• “Du nævner X, Y og Z – jeg kommer lidt i tvivl om, hvad der er vigtigst for dig at fokusere på?”
• “Skal vi lige stoppe op et øjeblik og se på, hvad vi har talt om? Og hvad skal vi så tage fat på?”
• “Hjælper mine spørgsmål til, at du bliver klogere, eller skal jeg justere noget?”

3. Hav opsamlingsdialoger som afslutning på samtalen

Måske genkender du, at energi og engagement stille og roligt aftager mod møder eller samtalers afslutning? I så fald kan du sikkert genkende behovet for at samle godt op og få bundet en god sløjfe på kommunikationsprocessens røde tråd. Til det formål introducerer Gamemaster-modellen ”Afslutningen”, hvor vi vender tilbage til kontrakten og stiller spørgsmål såsom:

• ”Hvor har vores møde bragt os hen i forhold til det, vi ville have ud af det?”
• ”Hvad har været de vigtigste ting, vi skal have med videre?”
• ”Hvem gør så hvad herfra, og hvad skal afklares, inden vi ses næste gang?”

Helt undervurderet er det også, at lederen beder om feedback på samtalen. Sørg for at spørge ind til, hvordan andre oplevede samtalen eller mødet. Nåede I det, som I skulle nå? Var der noget, som manglede? Hvordan gik din mødeledelse? Hvordan gik behandlingen af punktet? Du har dine egne overvejelser om dette, men bed om feedback, og få kvalificeret feedback.

Her er nogle helt konkrete spørgsmål, du kan gøre brug af:

• ”Hvis vi skal opsummere vores dialog, hvad har så været nogle vigtige elementer?”
• “Hvad er det vigtigste, vi fik talt om?”
• ”Hvad har vi aftalt?”
• ”Hvem gør hvad?”
• ”Hvordan syntes I, mødet gik?”
• “Hvad er det vigtigste, vi ikke fik talt om?”
• ”Hvordan kan jeg som mødeleder/leder justere noget til næste gang, hvis det skal skabe større værdi? Og hvad er vigtigt, jeg holder fast i?”

Jeg håber, du får glæde af Gamemaster-modellen, så du kan få blik for metaniveauet i dialogerne og dermed lykkes endnu bedre med dine samtaler.

Ledelseskurser hos Mannaz

Hos Mannaz har vi i adskillige årtier hjulpet både nye og erfarne ledere med at udvikle deres professionelle kompetencer. Vi tilbyder et bredt udvalg af ledelseskurser, heriblandt kurser i Situationsbestemt ledelse og Forandringsledelse. Har du spørgsmål eller brug for flere værktøjer og træning i at styrke dine samtaler? Så er du også velkommen til at kontakte mig på mfk@mannaz.com eller 5139 6052. Vi tilbyder også mange forskellige typer af kurser indenfor ledelse, hvor vi blandt andet vil introducere dig yderligere for Gamemaster-modellen.