København
Aarhus
London
Malmö
Projektlederens tre største kommunikationsopgaver
11. September 2018 - Af Henrik Bjerregaard Nielsen, Client Director og underviser på Mannaz Projektlederuddannelse Del sidenSom projektleder skal du være i stand til at tilpasse din kommunikation til de situationer, der opstår – og de forskellige mennesker du møder. Læs med og få gode råd til de tre største kommunikative opgaver i projektarbejdet.
Kommunikationsevnen er projektlederens vigtigste værktøj, hvis du spørger mig. I løbet af projektet skal der nemlig forklares, argumenteres, uddelegeres, motiveres, konflikthåndteres og skæres igennem for at nå i mål. Som projektleder skal du derfor være i stand til at tilpasse din kommunikation til de forskellige situationer, der opstår – og de forskellige mennesker, du møder. Det er ikke nogen nem opgave, for selvom det falder de fleste af os nemt at tale, er det ikke det samme som at kommunikere målrettet og strategisk. Du skal være bevidst om din kommunikation. Dertil kommer, at en projektleder har mange kommunikationsflader og skal kommunikere med styregruppen, teamet og interessenterne.
Gennem min undervisning og jobs i erhvervslivet har jeg i mange år haft fokus på kommunikation, og i denne artikel har jeg sammensat nogle betragtninger og gode råd om de tre største kommunikative opgaver i projektarbejdet. Du kan også lære mere om kommunikation gennem vores kommunikation kursus.
Styregruppen
Når du kommunikerer med styregruppen, så går opgaven primært ud på at få etableret et godt og tillidsfuldt samarbejde fra starten, så I sammen kan nå frem til nogle gode beslutninger. Kommunikationen i forhold til styregruppen er samtidig præget af overblik samt risici- og konsekvensbetragtninger. Som projektleder skal du nemlig kunne kommunikere konsekvenserne af de forskellige valgmuligheder kort, neutralt og præcist, så styregruppen har et stærkt beslutningsgrundlag. Du må heller ikke fortabe dig i detaljerne men have fokus på at viderebringe et overblik til styregruppen.
2 råd om kommunikation med styregruppen
- Giv dem et effektivt beslutningsgrundlag
En af de vigtigste kommunikative opgaver i forhold til styregruppen er at formidle konsekvensanalyser på en kort, præcis og neutral måde. Dermed sikrer du dig også optimale betingelser for hurtige, faktabaserede beslutninger. - Kæmp for de bedste rammer
Har du de rammebetingelser, som er nødvendige for at kunne levere projektet? Hvis ikke bør du tage kampen op og forventningsafstemme i forhold til dine bekymringer. Det er i sidste ende styregruppen, der ejer projektets risici, men projektlederen skal kommunikere et retvisende billede.
Projektteamet er den gruppe, du kommunikerer allermest med – og derfor også den del som tidsmæssigt fylder mest i din hverdag. Men kommunikationen er på ingen måde en one-size-fits-all. Tværtimod. Kommunikationen med teamet er kompleks og forskelligartet. Både før og under projektet skal du eksempelvis kunne kommunikere visionært og engagerende, så projektdeltagerne bliver begejstrede for projektet. Det kræver stærke kommunikative evner at kunne forklare om projektets mål og fordele på en fængende måde, samt at kunne forklare hvorfor det er interessant for deltagerne på individuelt plan at arbejde på lige præcis dette projekt. Ofte har projektlederen kun projektdeltagerne til låns, så der ligger en vigtig kommunikationsopgave i at fange interessen.
Projektteamet
Det er også kun i en perfekt verden, at der ikke opstår en eller anden form for konflikt, og her skal projektlederen kunne håndtere både små og store konflikter. Når konflikten opstår, skal kommunikationen være empatisk med respekt for individernes oplevelse af virkeligheden, således at forskellige verdenssyn kan forenes og skabe værdi for projektet. Endelig ligger der en stor kommunikationsopgave i at lave en præcis uddelegering af opgaver. Projektlederen skal formå at opdele en stor opgave i mindre bidder og kunne kommunikere præcist, hvad den enkelte projektdeltagers opgave er.
Tre råd om kommunikation i teamet
- Fortæl en stærk historie
Motivér teamet med visionær kommunikation. Det kan du gøre med metaforer og analogier. Skab billeder i hovedet på projektdeltagerne, og fortæl historier om, hvorfor dette projekt er vigtigt. - Ha’ styr på fællesmængden
Konflikter i projektet er svære at undgå. Prøv at håndtere dem ved at italesætte fælles interesser, og få diskussionen væk fra individuelle standpunkter. Spørg ind til kernen i problemet, og find ud af, hvad konflikten reelt handler om. - Lad ikke informationen flyde frit
Projektlederen bevæger sig i forskellige verdener og har adgang til viden, som skal kommunikeres effektivt rundt. Men det betyder ikke, at al information skal flyde frit. Den kommunikation, som sker med styregruppen, skal ikke nødvendigvis deles med projektteamet. Fordi det kan skabe negativitet. Samtidig skal meget af det, som bliver sagt i teamet, naturligvis heller ikke videre til interessenterne og styregruppen.
Interessenterne
Kommunikationen med alle, der bliver berørt af projektet, kan påvirke projektet eller skal afgive ressourcer til projektet, er naturligvis en meget vigtig opgave. Og kommunikationsopgaven er faktisk at betragte som en salgsopgave. For hvis du ikke undervejs får kommunikeret fordelene ved projektet, så bliver det svært at realisere gevinsterne, som projektet skal føre frem til. Projektledelse handler om at forstå det store billede. Du lykkes først helt med projektet, når det er adopteret af brugerne og organisationen.
Kommunikationsopgaven har tendens til at blive undervurderet i projekterne. Ikke mindst fordi projekterne er blevet mere komplekse, og derfor har flere interessenter. Jo større divergens, der er mellem interessenterne, desto større kompleksitet opstår i projektet. Her er projektlederen både den kommunikative bølgebryder og med til at sælge projektet til organisationen.
Tre typiske faldgruber i kommunikationen med interessenterne
- Forskellige virkeligheder
INGEN ser projektet helt neutralt. Alle har sit eget billede af projektet ud fra rolle og kompetencer. Hvis man som projektleder ikke har blik for de mange tilgange, vil man heller ikke forstå, hvor meget der reelt skal kommunikeres, og hvor mange forskellige måder kommunikationen skal foregå på. - Du trænger ikke igennem
Der findes en gruppe projektledere, som har øje for det store kommunikationsbehov, men som ikke evner at trænge igennem. De bliver slet ikke hørt af interessenterne og risikerer dermed ikke at kunne høste fordelene ved projektet efter færdiggørelse. Projektledere skal kunne ”råbe op” – uden at råbe, naturligvis. - Du er blind for det politiske spil
Der er en tendens til, at projektledere lukker øjnene for det politiske spil, som findes i mange organisationer. Samtidig ømmer de samme projektledere sig over projektets ressourcemangel, som jo lige netop er en af konsekvenserne ved interessegrupperinger med forskellige dagsordner. Der er brug for, at projektledere også kan kommunikere mere politisk.
Held og lykke derude med kommunikationen!
