Digitalisering af HR-data giver bedre redskaber

Ved at digitalisere flere af HR-processerne får du som HR-ansvarlig et bedre datagrundlag at planlægge udvikling og rekruttering efter. Få indblik i, hvilke områder du med fordel kan digitalisere nedenfor.

Hvis du stadig arbejder med papir og blyant, Excel eller et gammeldags mappesystem, så kan det meget vel være en barriere i forhold til, at HR skal levere en større værdi på mere strategiske områder, advarer HR-specialist og partner i INCIPIA Hasse Steenbuch. Han mener, at tiden er inde i mange organisationer til at digitalisere HR i højere grad.

”Digitalisering og bedre datasæt giver bedre løbende forbedringer og ikke mindst bedre beslutninger. Uden brug af data og en form for digitalisering af eksempelvis MUS, medarbejdertrivselsundersøgelser og kompetencekapitalen ryger vi bagud i kapløbet om at udvikle de talenter, vi har, og bagud i kampen om at tiltrække de rigtige,” siger han.

Der er ifølge specialisten stadig mange funktioner og administrative rutiner i HR, der foregår meget manuelt, og det tager tid fra nogle af dine andre opgaver – som at komme synligt ud i organisationen eller tænke strategisk.

”Jeg oplever, at rigtig mange processer i HR med fordel kan blive mere automatiserede, så dataindsamlingen realiseres og bliver mindre manuel,” siger Hasse Steenbuch.

Det vil have en strategisk effekt, at du i HR kan anvende flere relevante data i jeres tiltrækning af medarbejdere.

Fang de nye talenter

Nogle af de data, Hasse Steenbuch gerne ser digitaliseret, kan komme fra MUS-/PU-processen, trivselsundersøgelser eller ved at spørge medarbejdere direkte om, hvilke kompetencer, samspil og relationer der er vigtige for dem fremadrettet.

”Der, hvor jeg tror, vi hurtigst vil se en effekt, er for eksempel på workforce planning, uddannelsesprogrammer og training generelt,” spår han.

Med de rette data og pålidelige it-systemer får du i tide et overblik over, hvornår din organisation har brug for bestemte folk eller kompetencer – eksempelvis i kampen om rekruttering af specialister. På den måde vil det have en strategisk effekt, at du i HR kan anvende flere relevante data i jeres tiltrækning af medarbejdere til eksempelvis at finde nye talenter på LinkedIn, fordi du bedre ved, hvad de folk, I leder efter, lægger vægt på.

”Du kan påvirke, hvordan I får kommunikeret, at I er en spændende virksomhed, fordi du ved, at de nye medarbejdere, I leder efter, måske gerne vil have ansvar, udvikling i en bestemt retning eller en bestemt kultur. Så her skal HR-digitaliseringen være en del af virksomhedens udvikling,” siger Hasse Steenbuch.

Du risikerer at overse tendenser og mønstre uden et ordentligt system, der kan samkøre data, som for eksempel går på tværs af afdelinger og lande.

Data giver uddannelsesmønstre

Internt kan digitalisering af eksempelvis MUS-/PU-processen give dig data på tværs, så du kan se mønstre og udviklingsbehov, som du kan bruge i den måde, HR målretter sine tilbud på. Måske har nogle controllere for eksempel brug for én type af udvikling, mens andre controllere eller økonomer har brug for en anden type udvikling.

”Du og organisationen risikerer at overse tendenser og mønstre uden et ordentligt system, der kan samkøre data, som for eksempel går på tværs af afdelinger og lande. Det betyder, at der kan sidde en controller ude i en del af forretningen, der ikke oplever tilbud fra HR som målrettede og relevante, og som tænker: Skal jeg se mig om efter nye udfordringer?”, siger Hasse Steenbuch.

Internt kan data også anvendes til at følge, hvilket engagement der ligger blandt medarbejderne i organisationen – hvor passionerede og stolte folk er af det, de laver.

”Det er relevant at vide i forhold til, hvor stærk en organisation, man har.”

Hvis du flytter noget tid fra manuelle processer,
får du mere tid til nogle andre ting.

Lad dig ikke forblænde

Med reglerne om opbevaring af persondata (Persondataforordningen) er det vigtigt at overveje jeres digitalisering af HR-data, siger Hasse Steenbuch.

Du skal også finde ud af, hvilket system der er tilstrækkeligt, uden at I mister fornemmelsen for, hvad der sker ude i forretningen.

”Vi må i HR ikke ende med at sidde og administrere data. Men omvendt: Hvis du flytter noget tid fra manuelle processer, får du mere tid til nogle andre ting,” siger HR-specialisten og advarer desuden mod, at du lader dig forblænde af data. Du skal hele tiden være opmærksom på, om det er de rigtige data, de rigtige KPI’er og statistisk holdbare data, du ser på.

“Når det så er sagt, kan et mere teknologibaseret HR være med til at styrke virksomheden til blandt andet at positionere sig bedre i markedet,” afslutter Hasse Steenbuch.