Gatemodellen

Evalueringen skal fokusere på forskellige aspekter afhængig af hvilken Gate, som skal passeres:

• Kravene
• Leverancerne
• Fremdriften
• Brugen af ressourcer
• Konsekvenserne
  • På kort sigt
  • På langt sigt
• For kunden
• For virksomheden
  • Forretningskonceptet
  • Strategiske mål
  • Profit
• Sammenlign formål og mål, omfang og begrænsninger, tidsplan, ressourcer og omkostninger, som er beskrevet i projektkontrakten og i projektspecifikationen / beskrivelsen.
• Evaluér projektkontrakten
• Evaluér projektets fremdrift, milepælene, som er passeret og de opnåde resultater
• Evaluér om:
  • Det forventede resultat for fasen møder projektsponsors krav for fasen
  • Slutresultatet vil overholde tidsplanen
  • Om de lovede leverancer er blevet opfyldt som lovet ved de tidligere Gate beslutninger
• Vurdér afviklingen af projektet – dets strategier, organisering og afhængigheder af andre projekter og opgaver i virksomheden. Fokuser specielt på:
  • Best practice
  • Risici og muligheder
  • Patenter, trademarks og registrerede navne, m.v.
  • Markedsvinduet
  • Omkostningerne ved en forsinkelse
  • Projektafslutning
    • Hvad skal der ske med ressourcerne, udstyr m.v.?
    • Hvordan skal projektet opløses?
    • Hvordan kan de opnåde erfaringer fra projektlederen og deltagerne bedst blive brugt efterfølgende?
• Vurdér om virksomhedens ressourcer er de rigtige, når projektet skal gennemføres
• Diskutér det forventede optimale ressourcetræk ved at:
  • se hvordan projektet passer ind i det samlede projektbillede
  • påvirkningen på kritiske ressourcer
  • se hvordan en projektforsinkelse vil påvirke andre projekter, strategiske planer, markedsvindue etc.
  • andre områder som fx
    • Er alternative ressourcer blevet vurderet?
    • Er konsekvenserne for projektet blevet analyseret og vurderet på kort og langt sigt?

Gate-assessmentresultatet

Resultatet fra assessmenten er en anbefaling, som tager højde for styrker, svagheder, risici og muligheder. Gyldighed og afgrænsning skal fremgå sammen med de forudsætninger for den næste Gate og perioden op til denne. Assessmenten kan føre til forbedringsforslag fx for projektledelsen, kompetencer, metoder og lignende.

Assessmentresultatet skal præsenteres og diskuteres med projektlederen.

Assesssmentlederen skriver en rapport og præsenterer rapporten for projektsponsor.

Gate-beslutningsdata
Data samlet under assessmenten samles i et dokument, hvori der ligeledes er en anbefaling for en Gate-beslutning. Dokumentet skal være overordnet, således at projektsponsor kan få det rette overblik uden at kende de enkelte detaljer i projektet.

Instruktion til forberedelse af Gate-beslutningsdata
Gate-beslutningsdata forberedes efter assessmenten og skal være klare og distribueret i god tid før Gate-beslutningsmødet. Informationen i den overordnede sammenfatning kommer fra dokumentationen fra assessmenten samt assessmentrapporten.

Informationen skal fokusere på de aspekter, som er relevant for den pågældende Gate, der skal passeres.

Projektsponsor er ansvarlig for at samle data og for at forberede Gate beslutningsdata. Målgruppen for dokumentet er:

• Projektsponsor
• Deltagerne i Gate-beslutningsmødet

Hovedoverskrifter i Gate-beslutningsdata dokumentet

Overordnet sammenfatning
Distributionsliste
Bilag
Abstrakt

Indholdsfortegnelse

1. Benefit
   1. Benefit for kunden
   2. Benefit for virksomheden
2. Brug af ressourcer
   1. Alternativer
   2. Konsekvenser
3. Projektstatus
   1. Nuværende status
   2. Forventet leverance og fremdrift
4. Anbefalet Gate-beslutning

Gate-beslutningen

I forbindelse med Gate-beslutningen skal projektsponsor sikre sig, at:

• projektet og funktioner i virksomheden, som er berørt af projektet eller dets resultater, har givet data til Gate-beslutningen
• projektet har opnået det forventede resultatet, der er blevet defineret i projektet og i den arbejdsmodel, som er valgt, samt at de specifikke milepæle, som ligger til grundlag for Gate beslutninger er blevet godkendt og dermed passeret
• beslutningsdata inklusive risikoanalyse er tilstrækkelig for at lave et estimat for de kommercielle konsekvenser, projektet giver i forhold til mulige alternativer
• Gate-assessmenten giver en anbefaling, der vil påvirke Gate beslutningen.

Benefit

• Benefit for kunden
  Vil projektets resultat møde kundens behov, forventninger og krav?
• Benefit til virksomheden
  Vil virksomheden få gevinst fra projektet set ud fra forretningen, strategiske mål, profit og kommercielle aspekter?

Brug af ressourcer

• Projektets ressourcer
  Er alternativer blevet vurderet mht. korrekt brug af ressourcerne?
• Konsekvenser
  Er projektets konsekvenser blevet analyseret og vurderet på kort og langt sigt?

Projektstatus

• Kravene
  Vil projektets resultat opfylde projektsponsors krav?
• Leverancer
  Er formålet for arbejdsmodellen blevet opfyldt?
• Fremdrift
  Bliver projektet færdigt til tiden?
  Vil det samlede forbrug af ressourcer blive inden for det aftalte?

Beslutningen

Projektlederen præsenterer projektet til Gate-beslutningsmødet. Projektsponsor er ansvarlig for mødet og kan beslutte, om han vil tage beslutningen alene eller med støtte fra andre.

Formaliteterne i forbindelse med mødet er vigtige og skal være planlagt i god tid. Gate beslutningen skal altid dokumenteres.

Projektsponsor laver Gate-beslutningen og beslutningen kan være en af følgende:

1. Projektet kan fortsætte som oprindelig planlagt eller med en revideret tidsplan
2. Passage af Gaten kan ikke godkendes
3. Projektet lukkes

Undtagelser

Hvis der er udestående områder, skal det tydeligt fremgå, hvordan de skal håndteres og af hvem. Det anbefales kraftigt, at antallet af udestående områder begrænses, ellers vil Gate-idéen blive fuldstændigt udvandet.

For at forhindre forsinkelser og ineffektiv brug af ressourcer kan undtagelser blive godkendt, så tekniske aktiviteter kan fortsætte, før en Gate passage bliver godkendt. Midlertidige beslutninger skal dokumenteres af projektsponsor.

Processen for, hvordan undtagelser skal håndteres, bør være dokumenteret i virksomhedens kvalitets- eller driftshåndbøger.

Husk!

• Gate beslutninger fokuserer på forretning
• Gate beslutninger er baseret på forventninger til fremtiden
• Gate beslutninger tages af projektsponsor
• Gate beslutninger tages på det højeste projektniveau